Bakgrunn

Rogaland fylkeskommune ønsker å være en stolt og robust organisasjon som ivaretar sikkerhet og trivsel for våre medarbeidere. Samtidig er vi opptatt av å levere kvalitet i alle ledd. En forutsetning for en slik utvikling er at vi er i stand til å lære både av ting som går galt og ting som går greit. Ofte er det bare tilfeldigheter som avgjør om en hendelse fører til svikt eller til suksess. De underliggende prosessene er de samme.

Formål

Hensikten med å rapportere hendelser er selve læringen. Vi skal forebygge og hindre at samme uønskede hendelse skjer igjen. For å bli motstandsdyktige, skape trygghet og sikre kvalitet må vi som organisasjon ha:

• evnen til å reagere og respondere på hendelser
• evnen til å overvåke pågående utvikling og prosesser
• evnen til å forutse fremtidige trusler og muligheter
• evnen til å lære fra tidligere feil og suksesser

Rogaland fylkeskommune skal være en organisasjon der det finnes mot til å melde, rom for å håndtere og muligheter for å lære.

Omfang

Prosedyren gjelder for alle ansatte i Rogaland fylkeskommune med unntak av Tannhelse Rogaland FKF.

Definisjoner

Meldingene kan omfatte både:

• brudd på lover og forskrifter
• brudd på interne prosedyrer, rutiner, mål og planer
• uhell, feil, mangler, skader
• uønskede hendelser/tilstander knyttet til det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet
• tilløp til uønskede hendelser, uhell og ulykker

Dvs. alt som ikke er som det skal være

Håndtering av melding

Melding går automatisk til nærmeste leder. Dersom det av ulike grunner er uhensiktsmessig at nærmeste leder får meldingen, er det mulighet for å sende melding direkte til leder på neste nivå. En leder har mulighet til å håndtere meldingen selv, delegere oppgaven og ansvaret til annen leder eller saksbehandler eller avvise meldingen med en begrunnelse.

I tillegg til å håndtere enkeltmeldinger, skal ledelsen systematisere de meldte uønskede hendelsene, tilstandene og tilløpene for å synliggjøre forbedringsområder (tilbakevendende hendelser). På den måten kan også bakeforliggende årsaker bli kjent.

Oppfølging i organisasjonen

Oversikt og status over meldinger og tiltak bør være fast punkt på agendaen på typisk avdelingsmøter, ledermøter, AMU og HAMU. Overordnet systematisering av meldinger og håndtering av disse, vil naturlig være en del av den interne revisjonen i virksomheten, jf. pkt. 8 fylkeskommunens overordnede HMS system.